Resposta direta
Um databook organiza evidências técnicas conforme os requisitos do contrato e do projeto. Sua qualidade depende da matriz documental, do controle de revisões e da conciliação entre documentos exigidos, recebidos, aprovados e entregues.
O problema que o projeto precisa resolver
O fornecedor entrega pastas com certificados e desenhos, mas os nomes não indicam equipamento, revisão ou situação. A equipe descobre faltas no encerramento do contrato. O planejamento documental deve acompanhar a fabricação ou execução, permitindo cobrar pendências antes da entrega final.
Como estruturar a execução
Construir a matriz de requisitos
Relacione equipamento, tag, documento exigido, referência contratual, emissor e aprovador. Defina formato, idioma e nomenclatura acordados. Não trate um índice de outro projeto como requisito técnico universal.
Controlar recebimento e revisão
Associe cada arquivo a código, revisão, situação e transmittal. Verifique legibilidade, vínculo ao equipamento e aprovação prevista. Preserve versões substituídas conforme a política do projeto, evitando a publicação de uma revisão obsoleta como vigente.
Consolidar e testar a entrega
Concilie a matriz com os arquivos e as pendências aceitas. Confira índice, links, sequência e arquivos que dependem de software específico. Emita um relatório de entrega com versão do pacote e critérios de aceite acordados.
Controles e evidências para o aceite
| Controle | Evidência esperada | Papel sugerido |
|---|---|---|
| Requisito | Matriz aprovada por projeto e equipamento | Engenharia |
| Revisão | Histórico e situação de aprovação | Controle documental |
| Entrega | Manifesto conciliado e aceite | Qualidade do projeto |
Os papéis são sugestões de organização do trabalho. Defina os responsáveis e as alçadas do seu projeto antes de executar ações sobre o acervo.
Exemplo didático de aplicação
Para uma bomba, a matriz exige desenho aprovado, manual e certificados previstos no contrato. O desenho recebido na revisão A é substituído pela B após aprovação. O pacote final aponta a B como vigente e mantém a rastreabilidade do recebimento anterior. Uma pendência de certificado fica explícita no relatório de fechamento.
Vídeo: três etapas do guia
Aula visual de 24 segundos, sem narração, com texto na tela, legendas e transcrição. Use o manual para os detalhes de execução.
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Perguntas frequentes
Databook é apenas juntar PDFs?
Não. Ele precisa demonstrar atendimento à matriz e controle de identidade e revisão.
Toda indústria usa o mesmo índice?
O índice depende do contrato, do equipamento e dos requisitos técnicos do projeto.
Como tratar documento pendente?
Registre responsável, situação e decisão de aceite; não esconda a ausência em um pacote aparentemente completo.
Notícias e referências oficiais
CONARQ: diretrizes para repositórios arquivísticos digitais confiáveis
Referência de arquivo ·
Referência técnica sobre a segunda versão das diretrizes RDC-Arq. Material de referência, sem indicação de nova alteração normativa nesta data.
Ler publicação oficialProjeto a partir de Belo Horizonte, com escopo nacional
A Arquindex apresenta este guia para engenharia, qualidade, fabricantes e gestores de contratos industriais. Para planejar um atendimento em BH, na Região Metropolitana ou em outra cidade, informe local do acervo, volume, suporte, restrições de acesso e entregáveis esperados. A proposta deve confirmar logística, execução remota ou presencial e cobertura antes da contratação.
Em projetos com coleta física, registre origem, transporte, conferência e devolução. Em projetos digitais, defina canal de transferência, acesso, janela de migração e aceite. Esses fatores variam conforme o local e o ambiente do cliente.
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